Documentos são fundamentais para admitir funcionários em qualquer empresa. Eles servem como evidência legal da relação empregatícia, garantindo que tanto o empregador quanto o funcionário estejam protegidos por meio de contratos claros e termos específicos. Dessa forma, esses documentos fornecem informações essenciais para a administração de recursos humanos, folha de pagamento, benefícios e conformidade com as leis trabalhistas.
Nesse contexto, ao coletar e verificar toda a documentação, a empresa estabelece uma relação clara e transparente com o funcionário. Assim, para evitar dores de cabeça futuras e manter sua empresa segura legalmente, abordaremos neste artigo todos os documentos obrigatórios para admitir funcionários na sua empresa de forma segura e correta. Acompanhe a leitura!
Documentos obrigatórios para admitir funcionários (CLT)
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
De modo geral, esse documento registra o histórico de trabalho do funcionário, incluindo informações sobre empregos anteriores e contribuições previdenciárias. Dessa maneira, ele especifica todas as informações relevantes sobre o empregado, como nome, data de nascimento, CPF, data de admissão, cargo e remuneração, além da assinatura do empregado.
Documentos de Identificação
Além da CTPS, você também precisará de cópias dos documentos de identificação do novo funcionário. Entre os mais importantes estão RG, CPF, Certidão de Nascimento ou Casamento, comprovante de residência e cópia do título de eleitor. Desse modo, esses documentos são essenciais para verificar a identidade e a legalidade do empregado. É importante pontuar que, no caso de homens entre 18 e 45 anos, é necessário apresentar uma cópia do certificado de reservista.
Documentos de formação acadêmica
Nessa categoria estão inclusos os diplomas, certificados ou registros de conclusão de cursos relevantes para a função, além de registro profissional emitido pelo órgão da classe, caso o cargo exija.
Cartão do PIS/PASEP
O Programa de Integração Social (PIS) ou o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP) é um registro essencial para garantir que o funcionário esteja habilitado a receber benefícios trabalhistas, como o abono salarial e o seguro-desemprego.
Exames médicos admissionais
De fato, o atestado de saúde ocupacional, emitido pela clínica que realiza os exames admissionais obrigatórios, garante que o funcionário esteja apto a exercer suas funções, além de identificar possíveis doenças ou condições que possam comprometer sua saúde no ambiente de trabalho. Certifique-se de agendar esses exames antes da data de admissão do funcionário.
Contrato de trabalho assinado entre o funcionário e a empresa
O contrato de trabalho é um documento legal que estabelece os termos e condições do emprego. Nesse instrumento constam a remuneração, a carga horária, os benefícios, o período de experiência e as cláusulas de rescisão. Por isso, é fundamental elaborar um contrato claro e completo que proteja tanto a empresa quanto o empregado.
Documentos específicos para admitir funcionários
Dependendo da natureza do trabalho e da legislação local, podem ser necessários documentos adicionais, como carteira de motorista, certificados de cursos de segurança, entre outras exigências.
Qual é o período estipulado para a entrega de documentos?
Basicamente, os dados requeridos para a admissão de novos colaboradores devem ser fornecidos dentro de um prazo definido. Com os avanços tecnológicos, o Governo Federal otimizou procedimentos, como o eSocial, e transferiu documentos para o formato digital, como a Carteira Digital.
Desse modo, o colaborador tem a capacidade de baixar o aplicativo, acessar utilizando seu CPF e examinar os dados do novo contrato de trabalho em até 48 horas após o registro feito pelo empregador. Uma vez que a empresa opte por registrar o colaborador na Carteira de Trabalho física, deve retorná-la preenchida em até 48 horas.
Os demais documentos originais e cópias autenticadas devem ser restituídos em até 5 dias após a solicitação. Assim, para as empresas que adotam exclusivamente a documentação digital, a vantagem é que não há necessidade de duplicar os dados. As informações inseridas no eSocial são automaticamente transferidas para a Carteira de Trabalho.
Por fim, o prazo para a inscrição do profissional encerra um dia antes do início de suas atividades na empresa. Por exemplo, se ele começa a trabalhar em 2 de fevereiro, deve ser registrado no sistema governamental até 1 de fevereiro.
Grantime: A assistência contábil completa para admitir funcionários na sua empresa
Em suma, ao seguir este guia e preparar cuidadosamente os documentos obrigatórios para admissão de funcionários, você estará garantindo a conformidade legal de sua empresa e estabelecendo uma base sólida para uma relação de trabalho saudável e produtiva.
Portanto, se precisar de uma ajuda adicional na gestão de documentos ou tiver alguma dúvida sobre o processo de contratação, a Grantime está aqui para ajudar. A nossa equipe de especialistas oferece uma assistência completa durante a contratação de novos funcionários, tanto para o empregador quanto para o empregado. Além disso, nós cuidamos de todas as tarefas mensais relacionadas ao processamento da folha de pagamento, pagamento do 13º salário, emissão de recibos de férias, procedimentos de demissão e outras responsabilidades trabalhistas. Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como podemos simplificar seu modelo de contratação e liberar seu tempo para se concentrar no crescimento da sua empresa.
