Emitir notas fiscais faz parte da rotina burocrática de toda empresa. E apesar de ser uma ação rotineira, é comum ainda alguns empreendedores cometerem erros no processo.
Vale lembrar que a nota fiscal é um documento que formaliza a venda de produtos e serviços, e serve como comprovante de movimentação financeira. Desta forma, cometer erros no processo pode resultar em problemas junto à Receita Federal.
Ou seja, mais que apenas emitir notas fiscais, elas devem ser feitas corretamente e de acordo com o que determina a legislação. Caso contrário, o empreendedor pode sofrer sanções dos órgãos de fiscalização.
No artigo abaixo, relacionamos quais os principais erros ao emitir notas fiscais. Confira para ver se você não está cometendo algum deles!
Importância de emitir notas fiscais
A nota fiscal é a comprovação de que a empresa realizou uma venda ou prestação de serviço. Ela é fundamental para a empresa calcular os impostos devidos, facilitando o processo de gestão fiscal.
Para o cliente, a nota fiscal também é importante, já que é este o documento que comprova sua compra e pagamento. Em caso de problemas, é este documento que dará direito à garantias ou outras ações que o cliente precise tomar contra a empresa.
A emissão de nota fiscal é uma obrigação das empresas que contribuem para o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Abaixo, listamos os erros mais comuns.
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1. Não emitir nota fiscal
Apesar de ser um documento importante para formalizar transações, como citamos acima, alguns empresários ainda acham que não é obrigado sua emissão. E como também já mencionamos, é por meio dela que são calculados os impostos devidos.
Logo, a não emissão pode caracterizar como sonegação fiscal, colocando a empresa em sérios apuros caso venha a passar por um processo de fiscalização por parte da Receita Federal.
A única exceção são os MEIs (Microempreendedores individuais), que não são obrigados a emitir nota fiscal para pessoa física. Porém, se o cliente solicitar, o MEI deverá fazer a emissão. No caso de pessoa jurídica, a emissão da nota fiscal é obrigatória.
2. Não armazenar os documentos fiscais
A organização das notas fiscais também é outro erro bastante comum cometido pelos empreendedores. Os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas emitidas devem ser armazenados pela empresa por no mínimo cinco anos além do ano vigente. Sendo assim, as notas que registram as vendas de 2021 devem ficar guardadas até 2027.
Durante uma fiscalização, se o Fisco solicitar a documentação em caso de fiscalização e a empresa não tiver as notas, pode enfrentar problemas judiciais.
3. Agrupar todas as vendas do mês em uma única nota fiscal
Este é outro erro bastante recorrente em algumas empresas, com os empreendedores deixando para o final do mês emitir uma única nota fiscal de todos os bens vendidos ou serviços prestados.
Caso ele faça isso, pode ser autuado pela fiscalização. Além disso, o cliente tem direito de receber uma nota para cada compra realizada.
Reunir dados de várias compras em uma única nota acarretará em erro nos dados da nota. Também será um problema se o cliente pedir reembolso.
4. Emitir nota fiscal manualmente
Em caso de pequenas empresas com poucas operações comerciais, isso não chega a ser um erro. Afinal, ainda é possível dar conta de entrar no sistema e digitar usuários, logins, senhas e informações sobre cada transação.
Mas, quando a empresa cresce, o volume de notas fiscais a serem emitidas cresce, e torna praticamente impossível preencher manualmente cada documento. Afinal, quanto maior o número de vendas, maior será o número de notas fiscais.
Neste caso, a automação é a melhor solução. Neste sentido, existem ferramentas que se integram com os principais sistemas de pagamento do mercado. Em casos de empresas digitais, elas permitem que se faça a venda online e emita os documentos com tranquilidade. Além disso, enviam a NF-e para cada cliente via email.
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Não cometa estes erros
Como foi possível observar, alguns “erros simples” podem trazer sérias consequências à empresa, que pode ser autuada pelo Fisco e ter que pagar pesadas multas por erros nas notas fiscais. Afinal, alguns dos erros podem ser caracterizados como sonegação fiscal.
O ideal é seguir sempre as recomendações na hora de emitir notas fiscais, que devem ser feitas sempre que houver qualquer venda ou prestação de serviços. Isso dará garantias tanto à empresa como também ao cliente.
Esperamos que tenham gostado do artigo sobre erros ao emitir notas fiscais. E para aprofundar seu conhecimento, confira também nosso artigo sobre “Como reduzir legalmente o pagamento de impostos”.
