Se sua empresa emite notas fiscais eletrônicas, prepare-se: mudanças importantes estão chegando e o prazo para adequação é mais curto do que você imagina. A partir de janeiro de 2026, a emissão de NF-e e NFC-e será completamente diferente, e empresas despreparadas podem enfrentar desde rejeição de notas até paralisação total das operações.
Neste artigo, você vai entender exatamente o que está mudando, por que essas alterações estão acontecendo e, principalmente, como preparar sua empresa para evitar problemas e manter suas operações fluindo normalmente.
Por Que as Notas Fiscais Estão Mudando
As mudanças nos layouts da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) não são apenas ajustes técnicos. Elas fazem parte da preparação para a Reforma Tributária que começa a vigorar em 2026.
Com a criação dos novos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IS (Imposto Seletivo), as notas fiscais precisam incluir campos específicos para informar esses impostos. É a materialização prática da reforma no dia a dia das empresas.
A Nota Técnica 2025.002, publicada pela Receita Federal, define todos os novos campos obrigatórios e as regras de validação que os sistemas precisarão seguir.
Cronograma Oficial: Datas Que Você Não Pode Esquecer
Entender o cronograma é fundamental para se planejar adequadamente:
Julho de 2025: Início do ambiente de homologação. Empresas já podem testar a emissão de notas com o novo layout em ambiente controlado. Este é o momento ideal para começar os testes.
Outubro de 2025: Os novos campos entram em produção, mas o preenchimento ainda é opcional. Se você optar por preencher, o sistema já validará as informações.
3 de Novembro de 2025: A partir desta data, a emissão de NFC-e para pessoa jurídica (CNPJ) se torna irregular. Operações B2B precisam obrigatoriamente usar NF-e.
Janeiro de 2026: O preenchimento dos novos campos se torna obrigatório para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido. A validação automática começa a operar, e notas com dados incorretos serão rejeitadas.
2027: Empresas do Simples Nacional passam a ter obrigatoriedade de preenchimento dos campos de IBS e CBS.
O Que Muda na Prática
Novos Campos Obrigatórios
As notas fiscais passarão a incluir grupos específicos de informações sobre os novos tributos:
Grupo UB: Detalhamento de IBS, CBS e IS por item da nota fiscal, incluindo alíquota, base de cálculo e valor do tributo.
Grupo VB: Totalização dos valores por item, contemplando os novos tributos de forma organizada.
Grupo W03: Totalização geral do IBS, CBS e IS no documento fiscal completo.
Além dos valores básicos, os novos campos incluem informações sobre alíquota efetiva, diferimento, operações de devolução, monofasia e crédito presumido.
Validações Automáticas
A partir de janeiro de 2026, o sistema da SEFAZ validará automaticamente todos os campos obrigatórios. Qualquer inconsistência resultará em rejeição imediata da nota fiscal.
Isso significa que erros que antes passavam e podiam ser corrigidos depois agora travarão a emissão da nota no momento do envio. Sem nota fiscal autorizada, não há como concluir a venda.
Notas de Crédito e Débito
Uma novidade importante é a possibilidade de emissão de “Notas de Crédito” e “Notas de Débito”, específicas para ajustes de IBS e CBS. Essas notas permitem corrigir operações sem depender de burocracias administrativas complexas.
Impactos Por Tipo de Empresa
Empresas no Lucro Real e Lucro Presumido
Vocês são o primeiro grupo afetado. A partir de janeiro de 2026, todas as notas fiscais precisam incluir corretamente os campos de IBS, CBS e IS. Não há exceções nem períodos de tolerância.
O impacto será significativo porque vocês lidarão com dois sistemas tributários simultaneamente durante o período de transição: precisarão calcular e informar tanto os tributos antigos quanto os novos.
Empresas no Simples Nacional
Você tem um ano a mais de preparação, mas não pode relaxar. A partir de 2027, será obrigatório destacar IBS e CBS nas notas, mesmo permanecendo no regime simplificado.
Porém, há uma exceção importante: se em 2026 você emitir nota de devolução ou ajuste referente a uma operação com empresa do Lucro Real ou Presumido, precisará incluir os campos dos novos tributos nessa nota específica.
E-commerce e Varejo
Operações de varejo B2C terão uma exigência adicional: a partir de novembro de 2025, vendas para pessoa jurídica não podem mais usar NFC-e. Será obrigatório emitir NF-e completa.
Para e-commerces que vendem tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, isso exige ajustes nos sistemas de checkout e emissão de notas.
Como Preparar Sua Empresa
1. Atualize Seu Sistema de Gestão
Converse imediatamente com o fornecedor do seu ERP ou sistema de emissão de notas fiscais. Pergunte:
- O sistema já está atualizado para a Nota Técnica 2025.002?
- Quando estará disponível o update completo?
- Quais os custos envolvidos?
- Como será o processo de atualização?
Não deixe para os últimos meses. Fornecedores de software estarão sobrecarregados no final de 2025, e você pode não conseguir suporte adequado se esperar demais.
2. Faça Testes em Homologação
A partir de julho de 2025, utilize o ambiente de homologação para testar intensivamente. Emita diferentes tipos de notas, simule diversos cenários e valide se tudo está funcionando corretamente.
Teste especialmente operações complexas: devoluções, vendas interestaduais, produtos com substituição tributária, operações com benefícios fiscais.
3. Treine Sua Equipe
As mudanças não são apenas técnicas. Sua equipe fiscal, financeira e de faturamento precisa entender os novos conceitos e processos.
Invista em treinamento adequado. Funcionários confusos cometem erros, e erros na emissão de notas podem paralisar suas vendas.
4. Revise Seus Processos
As mudanças podem exigir ajustes nos seus processos internos. Por exemplo:
- Como será o fluxo para identificar se o cliente é pessoa física ou jurídica?
- Quem será responsável por validar as informações tributárias antes da emissão?
- Como lidar com rejeições de notas fiscais?
- Qual o procedimento para casos excepcionais?
Documente tudo claramente para evitar improvisações quando o sistema estiver operando de verdade.
5. Tenha Suporte Especializado
Contar com uma contabilidade especializada faz toda a diferença nesse momento. Um contador experiente pode:
- Validar se suas configurações tributárias estão corretas
- Auxiliar na parametrização correta do sistema
- Orientar sobre casos específicos do seu negócio
- Resolver rapidamente problemas que surgirem
Riscos de Não Se Preparar
Empresas que não se adequarem às mudanças enfrentarão problemas graves:
Rejeição de notas fiscais: Sem nota autorizada, você não consegue vender. Suas operações param completamente.
Multas e autuações: Usar o modelo fiscal errado ou informar dados incorretos pode gerar multas que variam conforme a legislação estadual.
Perda de créditos tributários: Sem a estrutura correta de informação nas notas, o destinatário pode não conseguir apropriar créditos, comprometendo relacionamentos comerciais.
Problemas de fluxo de caixa: Operações travadas significam vendas não concretizadas e dinheiro não entrando no caixa.
Danos reputacionais: Clientes esperando produtos que não chegam por problemas na emissão de notas prejudicam sua imagem no mercado.
Como a Grantime Pode Ajudar
Na Grantime, acompanhamos de perto todas as mudanças tributárias e regulatórias. Nossa equipe especializada pode auxiliar sua empresa em todos os aspectos dessa transição:
Análise da situação atual do seu sistema e processos de emissão de notas
Orientação técnica sobre parametrizações corretas para seu tipo de negócio
Validação de configurações tributárias antes da obrigatoriedade
Suporte durante os testes em ambiente de homologação
Treinamento da equipe sobre os novos procedimentos
Acompanhamento contínuo após a entrada em vigor das mudanças
Não deixe para a última hora. Empresas que se preparam com antecedência passam pela transição sem traumas. As que deixam para os últimos meses de 2025 enfrentarão correria, estresse e riscos desnecessários.
Comece Agora Sua Preparação
As mudanças na emissão de notas fiscais são inevitáveis e o prazo está correndo. Quanto antes você começar a preparação, mais tranquila será sua transição para o novo modelo.
Entre em contato com a Grantime hoje mesmo e agende uma análise gratuita da sua situação atual. Vamos identificar exatamente o que precisa ser feito e criar um plano de ação para garantir que sua empresa esteja 100% preparada antes dos prazos obrigatórios.
Não espere suas notas serem rejeitadas para agir. Transforme essa mudança em uma oportunidade de organizar e modernizar seus processos. Fale conosco agora.
