Diariamente os empresários procuram formas de aumentar a produtividade da equipe. Porém, nem sempre é necessário investir altos valores em novos equipamentos ou ampliar o número de trabalhadores para se ter um time de alta performance.

Medidas simples como alterações das rotinas e o planejamento das atividades podem ser ferramentas bastante eficazes para quem quer um resultado melhor da sua equipe. Em nosso artigo, você confere 9 dicas que pode aplicar hoje mesmo no seu negócio e que trarão um resultado excelente. Confira!

1. Uma tarefa por vez

Quem quer fazer tudo, acaba não fazendo nada. A famosa frase cabe perfeitamente também dentro de uma empresa e para a sua equipe. Insistir que seus colaboradores sejam multitarefa é um grande erro e que pode afetar diretamente a produtividade. 

Estudo da American Psychological Association comprovou que profissionais que acabam desempenhando mais de uma função reduzem em até 40% sua produtividade. Ou seja, ficar se alternando entre diferentes tarefas ao mesmo tempo aumenta o estresse e a fadiga mental, além de comprometer o foco. 

2. Gerencie as tarefas

Uma maneira eficaz de como aumentar a produtividade da sua equipe é gerenciando as tarefas. Desta forma, é possível determinar o que cada um fará ao longo do dia, permitindo uma melhor gestão do tempo de cada colaborador individualmente e coletivamente. É possível inclusive usar a tecnologia nesses processos, com o uso de ferramentas especialmente desenvolvidas para esse fim.

Com um gerenciamento de tarefas é possível fazer o planejamento diário, o acompanhamento dos trabalhos, e fazer toda a integração entre as equipes, maximizando sua produtividade.

3. Tenha controle do tempo

A melhor maneira de conhecer a produtividade da equipe é conhecendo quanto tempo eles levam para desenvolver determinada tarefa. Para isso, estabeleça ferramentas para calcular qual o tempo necessário que cada colaborador leva para entregar seu trabalho, e observe formas de otimizar isso.

4. Conheça as potencialidades de cada um

Um líder de sucesso é aquele que conhece individualmente cada membro da sua equipe e quais tarefas realiza melhor. Ao saber as potencialidades de cada um, e explorar isso, a produtividade da equipe como um todo tende a aumentar. Esse também pode ser um trabalho feito pelo seu setor de Recursos Humanos.

Afinal de contas, colocando cada pessoa fazendo aquilo que faz de melhor, a tendência é que o resultado final seja muito melhor e feito em menos tempo. É importante ainda que o gestor deixe claro que cada membro da equipe contribui sempre para um objetivo maior, e que as metas individuais podem se relacionar com esse objetivo geral. Esse é um processo que envolve uma definição bem transparente de responsabilidades e ajuste de expectativas. Dois fatores cruciais para o engajamento da equipe.

5. Planeje o amanhã

Um dos principais aliados da alta produtividade da equipe são as listas. Elas permitem que seus colaboradores possam saber antecipadamente quais atividades terão que desenvolver, seguindo uma sequência de trabalho.

Ao realizar um planejamento das atividades que serão realizadas no dia seguinte, o gestor prepara melhor sua equipe e permite que eles possam chegar mais focados daquilo que é importante. 

6. Evite as distrações

Com inúmeras possibilidades de informações — redes sociais e WhatsApp — podemos saber tudo o que acontece no mundo inteiro, em tempo real. Porém, isso também tem seu lado negativo: as distrações no trabalho e a procrastinação das tarefas.

Para evitar isso e aumentar a produtividade da equipe, o ideal é evitar que as distrações digitais comprometam o trabalho de cada colaborador. O primeiro passo é tentar alertar quanto ao seu uso e, em última instância, impedir o acesso da sua equipe às redes sociais durante o trabalho.

7. Crie pausas programadas

Criar rotinas de pausas programadas contribui significativamente para o aumento da produtividade da sua equipe. Nesses intervalos, incentive seu time a ouvir música, relaxar, dar uma caminhada ou conversar com os demais integrantes da empresa. Para alguns, isso pode parecer improdutivo, mas estudos comprovam que essas pausas estimulam a criatividade, a concentração e a memória.

Uma técnica que vem ganhando espaço dentro das empresas é a chamada de Pomodoro, que divide o tempo em períodos de 25 minutos, separados por intervalos de 5 minutos, ou então que alterna 50 minutos de trabalho, com 10 minutos de pausa.

8. Crie um ambiente mais agradável

Trabalhar em um ambiente agradável dá maior satisfação ao funcionário e aumenta a produtividade da equipe. Por isso, veja formas de aproveitar melhor a luz do sol e deixar o ambiente mais verde. A medida pode até parecer mais estética, mas conforme estudo do Instituto Nacional de Serviços de Saúde Ambiental dos Estados Unidos, as plantas deixam o ar do trabalho mais saudável e afetam até no funcionamento cognitivo da equipe.

Já permitir que mais luz solar entre na empresa ajuda na produção da Vitamina D pelo organismo, melhorando o ritmo cardíaco, a atenção e a motivação da sua equipe.

9. Crie um programa de recompensas

Uma equipe que produz mais, aumenta também o faturamento da sua empresa. Logo, estimular esse aumento da produtividade por meio de recompensas pode ser um excelente negócio. Para isso, crie metas para o seu time e, toda vez que alguma dela for alcançada, eles receberem um prêmio por isso. 

Essa motivação extra vai refletir diretamente na produtividade individual e coletiva da sua equipe, mas sempre deixe claro quais são os indicadores de performance. Estimule ainda o espírito de equipe criando tarefas que devem ser desenvolvidas em grupo, seja por setores ou intersetoriais.

Aplique em sua empresa

Você acompanhou ao longo do nosso artigo dicas de produtividade da equipe e como elas podem ser facilmente em implantadas na sua empresa. Às maioria delas nem requer investimento, mas apenas mudanças comportamentais ou do ambiente de trabalho. 

Em alguns casos, contar com o auxílio de especialistas na área de gestão de pessoas pode ser um diferencial para identificar outros pontos considerados críticos e atuar diretamente na melhoria deles. Isso também refletirá em melhor resultado à sua empresa.

Aqui na Grantime Contabilidade contamos com especialistas que podem auxiliar sua empresa a identificar eventuais gargalos e melhorar a produtividade da equipe. Entre em contato com nossos consultores, e veja como podemos lhe ajudar!