Abrir uma clínica em uma boa localização, com equipamentos de última geração e deixar o consultório bonito e decorado não basta para se ter sucesso.
O nível de exigência dos pacientes aumentou muito nos últimos anos, o que acaba exigindo que práticas de gestão sejam aplicadas no dia a dia das clínicas e consultórios médicos.
Alguns erros podem ser evitados, vamos dar uma olhada em cada um deles e como podem ser trabalhados.
1. Oferecer um mau atendimento
É comum que as clínicas e consultórios médicos tenham objetivos financeiros a serem alcançados, e isso é fundamental na gestão financeira da área da saúde.
Porém, esquecem que o mau atendimento afeta negativamente na busca de seus objetivos. A qualidade do atendimento e do relacionamento dos profissionais da área da saúde com os pacientes é fundamental para que eles sejam fidelizados em sua clínica. Por mais que o serviço seja bem-feito, se o atendimento for ruim, o paciente certamente irá procurar outra clínica ou consultório médico.
Por isso, invista em treinamento para sua equipe de recepção e atendimento para que o cliente tenha a melhor experiência possível dentro de sua clínica. Com um serviço bem-feito e atendimento impecável, certamente o cliente voltará e recomendará sua clínica para amigos e familiares.
O tempo de atendimento das consultas também é um ponto que deve ser analisado. Demorar pouco tempo pode parecer ineficaz e ser malvisto pelos pacientes. Mas demorar mais que o necessário também pode ocasionar sérios prejuízos, pois quando se estende uma consulta, a próxima certamente atrasará.
Tenha uma agenda organizada, evite encaixar pacientes de última hora e respeite o tempo máximo para cada um deles. Evite a insatisfação dos pacientes.
2. Ter uma gestão financeira bagunçada
Ser um gestor financeiro não é uma especialidade de um profissional da saúde, não é mesmo? É muito comum que médicos, dentistas e profissionais da área da saúde, foquem seus esforços no que realmente entendem, que é cuidar da saúde de seus pacientes, mas envolver-se em sua gestão financeira pode ser um erro, e certamente deixará algum processo e análise de lado.
É preciso lembrar que as finanças são essenciais para a sobrevivência de qualquer empresa. A falta de fluxo de caixa em uma clínica médica ou consultório, prejudica qualquer negócio e pode inviabilizar sua continuidade, o que permite tomar decisões erradas pela falta da análise financeira da clínica médica.
Sugerimos que o profissional da área da saúde tenha profissionais que dominem os controles e análises financeira específicas para a atividade médica, o que pode ser um funcionário, consultoria periódica ou uma terceirização especializada para médicos. No entanto, é fundamental que o médico se dedique e tome conhecimento do que está acontecendo financeiramente com o seu consultório médico, estabelecendo uma periodicidade de reunião com gestor financeiro para acompanhar se os pagamentos estão sendo realizados e o que de fato está sobrando de dinheiro para realizar novos investimentos, por exemplo.
A única maneira de garantir o pagamento de todas as contas e recebimento de todos os pacientes é se organizar. Outro erro é tentar organizar as finanças de qualquer maneira, sem um software adequado, além de perder muito tempo no processamento, pode ter erros no controle financeiro da clínica médica.
3. Misturar as contas da pessoa física com as contas da pessoa jurídica
Esse é um dos erros mais comuns que empreendedores cometem, independente de ser da área da saúde ou não.
Um dos principais problemas que essa mistura causa, além do descontrole financeiro da clínica médica, é com a Receita Federal, que considera que todo o valor da empresa utilizado para pagar contas da pessoa física se origina de um pró-labore.
Se isso ocorrer, a Receita Federal irá tributar o Imposto de Renda e vai cobrar a contribuição para a previdência social sobre esse valor.
A melhor solução, é fazer um levantamento de todos os gastos de pessoa física. Assim, com um controle financeiro organizado e a orientação de uma contabilidade especializada para clínicas médicas, esse valor pode ser considerado como distribuição de lucros, ao implantar procedimentos e rotinas financeiras que evita esse pagamento de imposto desnecessário para a clínica médica. Uma possibilidade é transferir os valores para a conta pessoal do profissional, e assim ele consegue fazer o pagamento de suas despesas pessoais, mas isso precisa estar na contabilidade.
4. Ignorar a concorrência
Vale lembrar que não adianta ter uma boa estrutura na clínica médica e uma equipwe de qualidade, mas desconsiderar a concorrência.
O que seus concorrentes estão fazendo para se destacar no mercado? Não se pode pensar sempre que a concorrência é inferior e nunca vai chegar ao seu alcance.
De atenção ao feedback dos pacientes. Para isso, você pode disponibilizar formulários de satisfação do cliente, e pedir que preencham, identificando do que gostaram ou não gostaram do seu atendimento, estrutura e serviço.
Assim você conseguirá ter uma direção do que precisa melhorar em seu consultório médico. E pense que você sempre poderá melhorar o que já tem de bom.
Não ignore os avanços da tecnologia, sempre se atualize. Muitos profissionais hoje utilizam as redes sociais para divulgação de trabalhos e isso vem trazendo bons resultados e novos pacientes.
5. Não ter um diferencial competitivo
A sua clínica oferece algo de novo ou são sempre os mesmos procedimentos? Hoje em dia muitas pessoas procuram clínicas médicas e consultórios médicos não somente preocupados com a sua saúde, mas também com a sua aparência.
Ter um diferencial para oferecer procedimentos inovadores fará com que muitos pacientes novos lhe procurem e que os já fidelizados fiquem cada vez mais satisfeitos com o seu serviço.
Sempre se atualize na sua área, pois podem aparecer novos procedimentos que vão atrair mais pacientes ou deixar seu consultório médico mais moderno e atrativo.
Uma gestão de clínica não pode cometer erros, pois cada vez que algo dá errado, o trabalho é grande para consertar e pode comprometer a imagem da sua clínica médica perante à clientela, sem contar no prejuízo financeiro.
Tenha os membros da sua equipe como aliados, não tente dar conta de tudo sozinho. Se você não se dá bem com contas, terceirize o financeiro para garantir o bom andamento do seu fluxo de caixa e distribuição de lucros.
Se você não tem perfil de gestor, mas quer se aprofundar nisso para gerenciar bem a sua clínica médica, faça um curso para se capacitar na área de empreendedorismo.
Isso envolve, entre outros detalhes práticos, um trabalho para que você tenha uma mente inovadora, moderna.
É preciso pensar além do que se tem. Isso quer dizer apresentar várias soluções para problemas que possam surgir no dia a dia, e isso pode ser conquistado por meio de leitura de livros ou até bate papo com colegas de profissão que passam pelos mesmos desafios.
Um gestor precisa ter autoconfiança, para reconhecer que é capaz de lidar com as diversidades.
A partir do momento que começa a alcançar as metas, a gestão de clínica se tornará mais confiante e com isso sempre haverá mais disposição para que o seu negócio cresça, cada vez mais.
Se você chegou até aqui e não quer mais cometer erros na gestão de sua clínica médica, procure especialistas em gestão financeira na sua área. Na Grantime temos consultores que estão preparados para cuidar do seu controle financeiro de sua clínica médica ou evitar que você pague seus impostos de seu consultório de forma errada.
Entre em contato que iremos lhe auxiliar!
